Odpowiadając od razu: dobra umowa z fotografem ślubnym ma 12 zapisów: strony, datę z godzinami od-do, listę tego, co ma być sfotografowane, cenę z zadatkiem i terminami płatności, stawkę za nadgodziny, dojazd, minimalną liczbę zdjęć i formę oddania, termin realizacji, opis obróbki, plan B na chorobę i awarię, prawa autorskie z zasadami publikacji oraz warunki zmiany terminu, rezygnacji i reklamacji. Zamiast gotowego wzoru w PDF, który i tak trzeba by dopasować do każdego fotografa, dostajecie tu listę do odhaczenia przy dowolnej umowie, wyjaśnienie różnicy między zadatkiem a zaliczką na podstawie Kodeksu cywilnego i przegląd mojej własnej umowy, paragraf po paragrafie.
Umowa z fotografem ślubnym: 12 punktów do sprawdzenia
- Strony umowy: imię i nazwisko fotografa, adres i dane firmy albo dane osoby prywatnej, wasze dane i kontakt. Jeśli fotograf nie chce podać swoich danych, nie ma czego podpisywać.
- Data, miejsca i godziny od-do: nie „cały dzień”, tylko konkretne godziny, plus adresy przygotowań, ceremonii i sali. Od tych godzin liczą się potem nadgodziny.
- Zakres jako lista: przygotowania panny młodej, przygotowania pana młodego, first look, ceremonia, życzenia, plener w dniu ślubu, przyjęcie, pierwszy taniec, tort, oczepiny. Odhaczone konkretnie, bo „reportaż” znaczy dla każdego coś innego. Jeśli w pakiecie jest coś ekstra, na przykład krótki film pionowy na social media, też powinno tu stać.
- Cena, zadatek i harmonogram płatności: pełna kwota, wysokość zadatku, do kiedy reszta (w dniu ślubu, trzy dni przed) i co się dzieje przy braku płatności. O różnicy między zadatkiem a zaliczką piszę niżej, bo to najczęściej mylony punkt całej umowy.
- Nadgodziny i opóźnienia: stawka za każdą dodatkową rozpoczętą godzinę i zasada, że przedłużenie wymaga zgody obu stron. Plus zdanie, że opóźnienia w planie dnia nie przedłużają automatycznie pracy fotografa. To chroni was przed rachunkiem-niespodzianką, a fotografa przed weselem bez końca.
- Dojazd i nocleg: wliczony czy rozliczany, do jakiej odległości, kto płaci za nocleg i kiedy to ustalacie.
- Liczba zdjęć i forma oddania: „minimum”, nie „około”, galeria online albo link do pobrania, jak długo galeria jest aktywna, kto robi selekcję i czy fotograf wydaje RAW-y (prawie nikt tego nie robi i to jest w porządku).
- Termin realizacji: liczba dni albo tygodni od ślubu i uczciwa klauzula, o ile może się wydłużyć w razie choroby lub awarii, z obowiązkiem poinformowania was.
- Styl i obróbka: co obejmuje obróbka (kolor, światło, kontrast, podstawowy retusz), czego fotograf nie robi (odchudzanie, zmiana rysów twarzy) i zdanie, że zaakceptowaliście styl z portfolio. Ten zapis jest po to, żeby po ślubie nikt nie oczekiwał zdjęć w cudzym stylu.
- Plan B: choroba fotografa (zastępstwo, a jeśli się nie uda, zwrot wpłat), awaria sprzętu, zabezpieczenie materiału i granica odpowiedzialności za jego utratę.
- Prawa autorskie i publikacja: jaką licencję dostajecie, czy możecie publikować w mediach społecznościowych, czy fotograf może pokazać wasze zdjęcia w portfolio i jak zgłosić sprzeciw, oraz kto informuje gości, że będą fotografowani.
- Zmiana terminu, rezygnacja, reklamacje i forma zmian: co z zadatkiem przy przeniesieniu daty, co przy rezygnacji, ile dni macie na uwagi do galerii i czy ustalenia mailem lub SMS-em są wiążące.
Jeśli jakiegoś punktu brakuje, nie znaczy to, że fotograf jest nieuczciwy. Znaczy tylko, że w razie sporu rozstrzyga zwyczaj i Kodeks cywilny, a nie wasze ustalenia.
Zadatek czy zaliczka: jedno słowo, dwie różne umowy
To najczęstszy błąd w rozmowach o umowie i przyznaję, że sama długo pisałam potocznie „zaliczka”, choć w mojej umowie od początku stoi „zadatek”. Różnica jest realna i wynika z art. 394 Kodeksu cywilnego:
| Zadatek | Zaliczka | |
|---|---|---|
| Podstawa | art. 394 Kodeksu cywilnego | ogólne zasady umów, brak osobnego przepisu |
| Para rezygnuje | przepada na rzecz fotografa | co do zasady podlega zwrotowi |
| Fotograf nie wykonuje umowy | para może żądać zwrotu w podwójnej wysokości | zwrot wpłaconej kwoty |
| Umowa wykonana | zaliczany na poczet ceny | zaliczana na poczet ceny |
| Rozwiązanie za zgodą obu stron albo z przyczyn, za które nikt nie odpowiada | zwrot w pojedynczej wysokości | zwrot |
Na rynku standardem jest zadatek 20 do 30% ceny przy podpisaniu umowy. To on realnie blokuje termin, bo obie strony coś tracą, jeśli się wycofają; zaliczka blokuje termin tylko z grzeczności. Dlatego czytając umowę, patrzcie na słowo, nie na kwotę: „bezzwrotna zaliczka” to sprzeczność sama w sobie, a jeśli wpłata ma być bezzwrotna, powinna nazywać się zadatkiem. Nie jestem prawniczką, więc w wątpliwych przypadkach pokażcie umowę komuś, kto nią jest. U mnie zadatek jest wpisany kwotą w umowie, resztę płacicie w dniu ślubu, a przy przeniesieniu daty zadatek przechodzi na nowy termin, jeśli mam go wolny.
Liczba zdjęć, termin oddania i RAW-y
Trzy zapisy, które po weselu generują najwięcej rozczarowań, bo bywają nieprecyzyjne. Jedno słowo przed liczbą zdjęć zmienia znaczenie całego zdania: gwarancja, szacunek albo sufit. Termin oddania powinien być liczbą dni lub tygodni od ślubu, nie „po sezonie”. A RAW-y, czyli surowe pliki z aparatu, powinny być w umowie wprost wykluczone albo wprost wycenione, żeby nie było o tym rozmowy po ślubie. Jak czytać te zapisy i skąd biorą się liczby, rozpisałam w tekście o tym, ile zdjęć z wesela oddaje fotograf i ile się na nie czeka.
Prawa autorskie i publikacja zdjęć: co naprawdę kupujecie
Kupujecie usługę i licencję, nie prawa autorskie. Autorskie prawa osobiste są w Polsce niezbywalne, a majątkowe zwykle zostają u fotografa, który udziela wam niewyłącznej licencji na prywatne korzystanie: druk, album, publikacja w mediach społecznościowych. Komercyjne wykorzystanie, na przykład przez salę weselną albo florystkę w reklamie, wymaga osobnej zgody fotografa. Ten zapis chroni także was, bo bez niego wasze zdjęcia mogą trafić do czyjejś kampanii bez pytania.
Druga strona tej samej monety to portfolio fotografa. Standardem jest zapis, że fotograf może publikować zdjęcia z waszego ślubu w portfolio, na stronie i w mediach społecznościowych, chyba że zgłosicie sprzeciw. Dobra umowa pozwala zgłosić go na piśmie w każdej chwili, do wszystkich zdjęć albo tylko wybranych, i mówi wprost, że to wy informujecie gości o obecności fotografa i możliwej publikacji. Jeśli nie chcecie być w czyimś portfolio, powiedzcie to przed podpisaniem, a nie po publikacji.
Plan B w umowie: choroba, awaria sprzętu i granica odpowiedzialności
Nikt nie podpisuje umowy z myślą o chorobie fotografa, dlatego warto, żeby umowa pomyślała o tym za was. Trzy zapisy. Pierwszy: przy chorobie lub wypadku fotograf szuka zastępstwa o podobnym stylu pracy, a jeśli go nie znajdzie, zwraca wpłacone pieniądze. Drugi: pracuje z należytą starannością i zabezpiecza materiał; u mnie aparat zapisuje każdy kadr na dwie karty jednocześnie, a tego samego dnia kopia ląduje na dysku i w chmurze. Trzeci: odpowiedzialność za utratę zdjęć z przyczyn, za które fotograf odpowiada, jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia, z wyjątkiem winy umyślnej i rażącego niedbalstwa. Ten ostatni punkt brzmi surowo, ale jest uczciwy: żaden fotograf nie ubezpieczy się od wartości waszego ślubu, a zapis o granicy odpowiedzialności mówi wam wprost, na czym stoicie. Umowa bez planu B nie znaczy, że fotograf go nie ma; znaczy, że nie jest do niego zobowiązany.
O co zapytać fotografa ślubnego przed podpisaniem umowy: 10 pytań
- Czy mogę zobaczyć wzór umowy jeszcze przed spotkaniem?
- Zadatek czy zaliczka, w jakiej wysokości i do kiedy reszta?
- Ile kosztuje dodatkowa godzina i kto decyduje, że zostajesz dłużej?
- Ile zdjęć minimum i po ilu tygodniach?
- Czy wydajesz RAW-y, a jeśli nie, to dlaczego?
- Co się stanie, jeśli zachorujesz w dniu ślubu?
- Na ile kart zapisuje aparat i gdzie ląduje materiał tego samego dnia?
- Czy możemy nie zgodzić się na publikację w portfolio i jak to zgłosić?
- Co jeśli przeniesiemy datę, a co jeśli odwołamy ślub?
- Czy zmiany ustalone mailem albo SMS-em są dla ciebie wiążące?
Odpowiedzi powinny zgadzać się z tym, co stoi w umowie. Jeśli fotograf odpowiada inaczej, niż napisał, poproście o zmianę zapisu przed podpisem. Jak wybrać samego fotografa, zanim w ogóle dojdzie do umowy, rozpisałam w siedmiu kryteriach wyboru fotografa ślubnego.
Co ustalić z fotografem przed ślubem, już po podpisaniu
Umowa mówi, co i za ile. Plan dnia mówi, jak. U mnie ustalamy go razem 2 do 3 tygodnie przed weselem: o której zacząć przygotowania, kiedy wyjść na plener pod dobre światło, kto z rodziny zwołuje grupy do zdjęć i o kim absolutnie nie mogę zapomnieć. Do tego trzy rzeczy, które robicie wy: informujecie księdza albo urzędnika, salę i wedding plannera, że będzie fotograf; mówicie mi o kamerzyście, content creatorze i każdej osobie, która też będzie robić zdjęcia; i przygotowujecie krótką listę zdjęć grupowych. Resztę pytań o przebieg dnia zebrałam w FAQ.
Jak wygląda moja umowa: 19 paragrafów bez małego druku
Moja umowa ma 19 paragrafów i mieści się na pięciu stronach, bo wolę napisać jedno zdanie więcej niż tłumaczyć się po ślubie. Kolejno: strony; przedmiot, czyli data, adresy i godziny od-do; zakres jako lista do odhaczenia, od przygotowań po oczepiny; wynagrodzenie z zadatkiem i resztą płatną w dniu ślubu; czas pracy ze stawką za każdą dodatkową rozpoczętą godzinę, która wymaga zgody obu stron; dojazd, czyli do 100 km od Katowic w cenie, dalej wycena indywidualna, bez doliczania noclegu; przekazanie materiału z minimalną liczbą zdjęć wpisaną liczbą, galerią online i jasnym zapisem, że nie wydaję RAW-ów, a selekcja jest moja; termin realizacji w dniach, z możliwym wydłużeniem do 14 dni w razie choroby lub awarii, o czym informuję; obróbka, która nie zmienia waszej sylwetki ani rysów twarzy; warunki podczas ceremonii i współpraca z innymi usługodawcami; zmiana terminu i rezygnacja; moja choroba i zastępstwo; awaria sprzętu i granica odpowiedzialności; prawa autorskie z licencją prywatną i zgodą na publikację w mediach społecznościowych; publikacja w portfolio z waszym prawem sprzeciwu; RODO; 14 dni na uwagi do galerii; i zmiany umowy mailem lub SMS-em, jeśli obie strony je zaakceptują.
Umowę dostajecie mailem do przeczytania na spokojnie, po polsku, ukraińsku lub angielsku, i podpisujemy ją dopiero wtedy, gdy nie ma w niej niczego, czego nie rozumiecie. Zakres i ceny pakietów są w cenniku, a wybrane kadry z wesel, na których ta umowa już zadziałała, w portfolio.
Macie termin i chcecie zobaczyć umowę przed rozmową? Napiszcie do mnie, wyślę ją w ciągu 24 godzin razem z informacją, czy data jest wolna.
